Wie optimiert man die Kapitalrendite von Geschäftsreisen?

Das Messen der Kapitalrendite von Geschäftsreisen ist eine komplizierte Angelegenheit, denn nicht nur Abwicklungs- und Logistikkosten spielen eine Rolle, sondern auch der Faktor Mensch. Es ist jedoch immer möglich, die Rendite mittels logischer Lösungen zu optimieren.

Ob Buchungen im Voraus oder im letzten Augenblick, Zahlungen vor Ort, per Bank-/Kreditkarte, per Geschäfts- oder privates Smartphone oder über das Internet - es ist schwierig, immer den kompletten Überblick über die Kosten zu haben, die eine Geschäftsreise mit sich bringt. Es gibt Angebote, bei denen Sie Vorzugspreise für das ganze Unternehmen erhalten können. Das Angebot von Accor gibt Ihnen sogar die Möglichkeit, die Ausgaben anhand eines monatlichen Berichts nachzuverfolgen.

Kurz gefasst: Es ist wichtig, nicht billiger zu buchen, sondern besser - indem man die Buchungen an die Realität vor Ort anpasst (dank der Rückmeldungen von Mitarbeitern, die im Firmenauftrag dort waren), indem man je nach Reisehäufigkeit Gutscheine und Bonusprogramme nutzt, sich für frühzeitige Buchungen entscheidet und sich die Mühe macht, die AGB zu lesen, um bevorzugt Buchungen zu tätigen, die in letzter Minute noch stornierbar sind.

Das Reisen wird immer riskanter (sowohl was die menschliche Komponente betrifft, als auch was die Daten betrifft). Deshalb empfiehlt es sich, seine Angestellten für Sicherheitsregeln zu sensibilisieren und auch für Technologien, welche das Reisen zuverlässiger machen (jederzeit wissen, wo sich der Angestellte befindet, wie man ihn kontaktieren kann, wie man seine Daten schützt usw.). Auch wenn das kein Geld bringt, so verliert man auch keins dabei. Stattdessen vermeidet es viel Stress und trägt folglich zur Effizienz bei.

Natürlich ist oft der persönliche Kontakt wichtig, um Verträge zu unterzeichnen. Jedoch können Technologien wie Skype, WeChat usw. leicht einen Termin ersetzen, bei dem die physische Anwesenheit nur eine untergeordnete Rolle spielt, bei dem die Anreise jedoch frühes Aufstehen und ein spätes Zurückkommen bedeuten würde. Ein müder Teilnehmer kann bei einem Treffen nicht seine Bestleistung bringen. Das lässt sich vermeiden.

Direkte Kosten sind Ausgaben, die am Zielort anfallen und die man kaum umgehen kann: Parkgebühren, Fahrt- und Verpflegungskosten usw. Sie sind schwer im Voraus abzuschätzen und hängen von der bereisten Region, der Jahreszeit und anderen Faktoren ab. Jedoch ist es immer möglich, sparsam und gemeinschaftlich unterwegs zu sein (Komfort-Fahrdienste, öffentliche Verkehrsmittel )

Ein auf Reisen gestresster Mitarbeiter, der weder die Zeit noch den Platz findet, um sich zu setzen oder zu arbeiten, ist nicht effizient und schafft keinen Wert. Sie müssen ihn nicht unbedingt 1. Klasse auf Reisen schicken oder in einem 5-Sterne-Hotel unterbringen – für Komfort zu sorgen kann auch bedeuten, ihm einen Sitz mit genügend Platz zum Arbeiten zu buchen, Zugang zum Lounge-Bereich an Flughäfen oder zu den Schnellabfertigungs-Schaltern zu ermöglichen, um keine Zeit zu verlieren.

Die beste Art, die Kapitalrendite zu verbessern, besteht darin, diejenigen zu fragen, die unterwegs gewesen sind: sie wissen, was gut oder was nicht funktioniert, was zu teuer ist, was unnötig ist usw. Erfahrung ist der beste Barometer.