Reisekosten senken – Spesen optimieren

Reisekosten effizient managen

< Zurück zum Travel Style Blog
Geht ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise, fallen für ein Unternehmen konkrete und vorhersehbare Kosten an: Kosten für den Transport mit Flugzeug, Bahn oder Pkw sowie Kosten für die Hotelübernachtung und andere Nebenkosten. Es entstehen Spesen. Haben Sie die Reisekosten im Griff, sparen Sie Zeit und Geld. Es lohnt sich ein Blick darauf, wie Sie die Spesen optimieren und gleichzeitig Reisekosten im Unternehmen senken können. Ein Trend entwickelt sich hin zum Komplettpaket für das Kostenmanagement.

Spesen optimieren – dies betrifft alle Unternehmen

Unter Spesen fallen nicht nur die primären Reisekosten, sondern beispielsweise der Aufwand für Geschäftsessen, Telefon, Taxifahrten usw. Je nach Unternehmen fallen Reisekosten unterschiedlich hoch aus. Je stärker ein Unternehmen international operiert, desto höher wird der Spesenaufwand und umso wichtiger die Optimierung der Spesen.

Ob Buchungen im Voraus oder im letzten Augenblick, Zahlungen vor Ort, per Kreditkarte, Smartphone oder über das Internet - es ist schwierig, den kompletten Überblick über die Kosten zu haben, die eine Geschäftsreise mit sich bringt. Erschwerend kommt hinzu, wenn Geschäftsreisende alle Reisekosten aus dem privaten Portemonnaie vorstrecken.

Legen Sie Reiserichtlinien fest, die alle Mitarbeiter kennen und die als Orientierung dienen. Ein regelmäßiges Reporting unterstützt Sie bei der Reisekostenoptimierung.

Spesen optimieren – Lernen Sie von Anderen

Wer auf Reisen geht, dem entstehen Kosten. Unter anderem macht Digitalisierung vieles einfacher, aber sie kostet auch. Geschäftsreisende müssen zunehmend entgeltliche Zusatzservices in Anspruch nehmen oder möchten auf kostenpflichtige Annehmlichkeiten, die die Reise erleichtern nicht verzichten.
Wir zeigen Ihnen die besten Möglichkeiten, Reisekosten zu senken:
  • Parkgebühren, Fahrt- und Verpflegungskosten usw. fallen meist erst am Zielort an. Sie sind schwer im Voraus abzuschätzen und hängen von der bereisten Region und anderen Faktoren ab. Wer nicht unbedingt auf ein teures Taxi besteht, nutzt eine Reise-App wie Uber oder Moovit.
  • Buchen Sie Flüge nicht billiger, sondern besser: Passen Sie Buchungen den Gegebenheiten vor Ort an. Beziehen Sie alle finanziellen Aspekte rund um die Geschäftsreise mit ein, so können Sie Spesen deutlich optimieren. Nicht unbedingt die günstigsten Airlines landen am London City Airport. Der Flughafen besticht aber durch seine Nähe zum Finanz- und Wirtschaftsviertel Londons. Reisekosten senken Sie damit automatisch durch kurze Wegstrecken.

  • Waren Mitarbeiter schon einmal im Firmenauftrag in ein und demselben Hotel? Nutzen Sie je nach Reisehäufigkeit Gutscheine und Bonusprogramme. Das Angebot von Accor gibt Ihnen sogar die Möglichkeit, die Ausgaben anhand eines monatlichen Berichts nachzuverfolgen. Setzen Sie auf ein effizientes System, das Ihnen einen ständigen Überblick über die Spesen Ihres Unternehmens gewährt.
Kurzgefasst: Die beste Art, Reisekosten in Ihrem Unternehmen zu optimieren, besteht darin, diejenigen zu fragen, die unterwegs gewesen sind. Sie wissen, was zu teuer ist, was unnötig ist usw. Erfahrung ist das beste Barometer.

Reisekosten im Unternehmen senken oder sie erst gar nicht entstehen lassen

Vermeiden Sie möglichst Kosten, die nicht unbedingt notwendig sind. Somit ersparen Sie sich vorab, Reisekosten senken zu müssen. Technologien helfen Ihnen dabei Zeit zu gewinnen:

Geschäftsreisende nutzen häufiger kostenpflichtige WLAN-Hotspots. Auf Flugreisen kommen sie zumeist nur gegen Gebühr in den Genuss eines Internetzugangs. Ob sich diese Kosten wirklich lohnen, sollte vorher gut überlegt sein.

Natürlich ist oft der persönliche Kontakt wichtig, um Verträge zu unterzeichnen. Jedoch können Technologien wie Skype / Teams leicht einen Termin ersetzen, bei dem die physische Anwesenheit nur eine untergeordnete Rolle spielt und die Anreise frühes Aufstehen und spätes Zurückkommen bedeuten würde. Wo keine Kosten anfallen, müssen auch keine Spesen optimiert werden!

Spesen optimieren – Sinnvolle Software-Lösungen im Unternehmen

Sie sollten nicht den Überblick des Reisekostenbudgets Ihres Unternehmens verlieren, sondern bestenfalls stets Spesen optimieren. Ein effizientes Managementsystem ist erforderlich. Natürlich kann ein Unternehmen, so wie es heute noch viele tun, diese Daten in einer Excel-Tabelle erfassen, doch enormer Zeit- und Kostenaufwand ist die Folge.

Erfreulicherweise schaffen inzwischen spezielle Managementlösungen Abhilfe, schließen immer mehr Services ein und bieten Unterstützung, um Reisekosten im Unternehmen zu optimieren. Mithilfe dieser EDV-Lösungen lassen sich alle von den Mitarbeitern getätigten Ausgaben zentral erfassen. Softwaretools haben alle gesetzlichen Tages- und Übernachtungspauschalen hinterlegt. Geschäftsreisende fotografieren ihre Belege, laden sie hoch und legen diese digital ab. Einfach lassen sich auch Kreditkartenumsätze importieren und über eine Schnittstelle mit Lohn- und Finanzbuchhaltung verbinden. Einige ermöglichen sogar eine Kostenprognose.

SAP Concur mit Expense Pay bietet eine cloudbasierte Möglichkeit, Buchungen online vorzunehmen und wandelt sämtliche Daten sofort in Spesenabrechnungen um. Durch effiziente automatisierte Abwicklung erhalten die Mitarbeiter ihre Auslagen schneller zurück. Sämtliche Phasen von der Zahlung bis zur Rückerstattung sind für alle Beteiligten transparent.

Zeit- und Kostenersparnis fördert die Optimierung der Spesen durch vereinfachte digitalisierte Prozesse. Laut der Studie „Strategic Spend: A New View of T&E for Finance Teams“ von KDS erkennen 68% der Unternehmen Optimierungspotenzial in der Reisekostenabrechnung und nutzen bereits entsprechende Software.

Reisekostenoptimierung – Beziehen Sie Geschäftsreisende ein

Spesenabrechnungen können sehr schnell sehr unübersichtlich werden – auch für Geschäftsreisende. Angefangen beim Sammeln der Belege bis hin zu einer fehlerfreien Reisekostenabrechnung. Die Gefahren lauern im Detail. Wir geben Tipps, wie Geschäftsreisende das Unternehmen bei der Spesenoptimierung unterstützen können:

  • Im Ausland gelten andere Verpflegungspauschalen. Ab 2020 haben sich in über 40 Ländern die Pauschalen geändert.
  • Beachten Sie die Reiserichtlinien und buchen Sie Geschäftsreisen nach deren Vorgaben.
  • Sammeln Sie alle Belege.
  • Verlorene Belege können gegebenenfalls durch Eigenbelege ersetzt werden.
  • Erledigen Sie die Spesenabrechnung so zügig wie möglich.

Spesen optimieren – Akzeptanz steigern

Wer das Wohl der Mitarbeiter einbezieht, steigert die Akzeptanz der Reisekostenoptimierung und macht diese nachvollziehbar für Geschäftsreisende.
Unabdingbar für die Optimierung Ihrer Spesen ist ein effizientes Travel Managementsystem. Diese beiden Systeme vereinen sich bestenfalls, damit Sie den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen erzeugen können.

Herausgegeben von Katharina am 21/pr/Tue Copyright : © Istock ©Petar Chernaev

DIESES KÖNNTE SIE EBENFALLS INTERESSIEREN.

Schützen Sie Ihre Mitarbeiter richtig!

Attentate, Epidemien, Unfälle: Gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter im Ausland!

Wipolo: Ihre ganze Reise in der Tasche

Endlich eine App, die Vielreisenden das Leben leichter macht!

< Zurück zum Travel Style Blog