MKB: Travel manager, of TMC?

Digitalisering heeft het beheer van zakenreizen ingrijpend veranderd. En in midden- en kleinbedrijven wordt tegenwoordig vaak getwijfeld tussen een beroep doen op een Travel Management Company (TMC), iemand intern aanstellen (voor de functie van directie-assistent(e), te verbinden aan de afdeling algemene diensten, bijvoorbeeld) of zelfs een reismanager in te zetten voor grote klanten (bedrijven die meer dan 3 miljoen euro besteden aan zakenreizen). Hieronder onze adviezen om de beste keuze te kunnen maken… 

Omdat boekingsprocedures ingewikkeld en tijdrovend waren, werd in de jaren 70 in grote bedrijven de functie van Corporate Travel Manager gecreëerd. Daarop volgden de oprichting van zakelijke reisbureaus (TMC). Maar dankzij de digitale oplossingen kunnen vliegticket, treinbiljet, auto of hotelkamer in enkele klikken gereserveerd worden. Dit tot tevredenheid van het MKB, die zo flink kunnen besparen.
Volgens een enquête uitgevoerd door de zakelijke reisorganisatie Egencia, was dat één van de 3 belangrijkste doelstellingen voor 2018 van 85% van de MKB travelmanagers. We kunnen ons dus legitiem afvragen of, in deze tijd van digitalisering, deze functie niet gedoemd is te verdwijnen in de kleinere structuren?  

Dat is afhankelijk van het doel van de reizen voor de onderneming, het aantal reizen, en de grootte van de onderneming. Deze criteria zullen de doorslag moeten geven voor de keuze van de in te voeren organisatie. In het witboek «Structurering van het Travel Management binnen de MKB», van het AFTM, Franse Vereniging voor Travel Management, wordt geadviseerd een reismanager aan te stellen wanneer het reisbudget van de onderneming hoger is dan €500 K. Een «zakenreis» specialist kan een goede investering zijn op korte termijn, wanneer hij geld weet te besparen op de aankopen (door de tarieven te onderhandelen van vluchten, hotels enz.) en tijd op de procedure. Zijn/haar capaciteit om veiligheids- en sociale risico’s te voorzien– waar MKB-directeuren niet altijd van op de hoogte zijn – kan tevens kosten besparen. En door zijn/haar goede kennis van de onderneming, zal hij/zij oplossingen op maat kunnen bieden.  

Maar de TMC’s zitten ook niet stil. Ze hebben zich snel aangepast aan de nieuwe eisen van ondernemingen, door continu instrumenten en oplossingen te ontwikkelen: gepersonaliseerde rapporten, het volgen van reizigers, cursussen, hulp bij onderhandelingen met leveranciers, marktkennis enz. De MKB’s verwachten van hun zakenreisbureaus tegenwoordig gedetailleerde rapporten, grondige uitgave-analyses en een positieve ROI.

En daarbij verschijnen er in de reissector vrijwel dagelijks nieuwe spelers, technologieën en regels, die net zo snel weer veranderen. Om relevant te blijven moet de travelmanager deze ontwikkelingen op de voet volgen. Daarom is het belangrijk om informatie uit te wisselen met collega’s via beroepsverenigingen, en tijdens evenementen georganiseerd door de TMC…  

Of deze nu extern is via een TMC, of intern via een parttime of fulltime Travel Manager, de reisfunctie in een onderneming kan een interessante ROI opleveren als er beroep gedaan wordt op reisexperts. De MKB’s hebben er over het algemeen baat bij om op z’n minst hun behoeften te evalueren. Want er bestaan een groot aantal goedkope oplossingen, ter beschikking gesteld door professionals uit de toeristisch-recreatieve sector, zoals de Accor Business Offer om snel en eenvoudig hun zakenreizen te organiseren. Een contract op maat met onderhandelde tarieven, geven vervolgens toegang tot een brede keuze aan hotels, die alle dochterondernemingen dekt, van Fairmont tot ibis Styles, maar ook MGallery by Sofitel, of internationale hotels als Pullman of Swissôtel.