Voyage d’affaires à Tokyo

Avant de vous rendre à vos réunions d’affaires, nous vous conseillons de suivre quelques conseils. 

La ponctualité est indispensable au Japon. Le problème est que pour se rendre sur le lieu de la réunion vous risquez de perdre du temps. En effet, les chauffeurs de taxi ne parlent pas anglais. Mieux vaut faire écrire votre destination par le personnel de l’hôtel ou prévoir un plan à montrer.
Le métro est une autre solution car il est facile d’utilisation. 
Si la ponctualité est de mise l’exactitude l’est tout autant.

L’importance des cartes de visite
Pour cela, il faut absolument soigner vos cartes de visite ou meishi. Imprimées en anglais et japonais, elles sont fondamentales pour le premier rendez-vous avec vos partenaires japonais.
Donnez-la du côté japonais et recevez celle de votre homologue de vos deux mains. N’oubliez pas d’étudier son contenu et de la poser sur la table de réunion devant vous. Ne l’empochez surtout pas ! 

Le rituel du cadeau
Lors de votre première réunion, il faudra offrir des cadeaux au nom de votre entreprise.
L’emballage est plus important que le contenu qui peut être un tout petit présent. Ne l’ouvrez pas sur place sauf si on vous le demande. Evitez certaines fleurs (Camélia, Lotus, Lis, plante en pot) et les lots de 4 qui symbolisent la mort. 

Maintenant que vous êtes bien équipés et à l’heure, il va falloir connaître d’autres particularités culturelles. 

Vos homologues japonais s’identifient à leur entreprise. Ils se présentent en donnant le nom de cette dernière. Pour cela, faire des louanges individuelles met dans l’embarras. 

Toute décision se fait sur consultation du groupe et avec grand respect de la hiérarchie. De ce fait, les processus décisionnels sont souvent lents. D’ailleurs, les négociations ne se font pas pendant les premières réunions. Celles-ci permettent de se connaître mutuellement. 

L’importance du silence
Pour bien négocier, il faut comprendre que vous entrez dans un monde de l’humilité, du respect et de la patience. Vos présentations doivent être douces et souples.
 Il faut accorder beaucoup d’importance aux moments de silence.
Ils permettent la réflexion et le contrôle des émotions. Ils aident à préserver l’harmonie s’il y a des difficultés. Vous ne devez surtout pas les meubler. 

Les premiers contacts professionnels avec les japonais peuvent paraître très froids. C’est pour cela qu’il ne faut surtout pas manquer le deuxième temps des réunions, celui qui se fait à l’extérieur des bureaux. Il est beaucoup plus détendu et propice à la réussite de vos négociations. 

C’est un honneur d’être invité à suivre ses homologues après une réunion d’affaires.
En général, les soirées se font dans les quartiers de divertissement, au karaoké ou dans des bars d’hôtesses (sauf si vous êtes une femme). La vraie personnalité de vos interlocuteurs se révèle pendant ces moments de détente. 

Les japonais aiment engager des relations professionnelles à long terme. Ils veulent savoir si votre collaboration est pérenne. Montrez-vous intègre et fiable à toutes les étapes de votre négociation, même après les réunions formelles. 

Tokyo, centre décisionnaire du Japon n’échappe pas à une étiquette très codifiée. La connaître vous permet de ne pas brusquer ou choquer vos interlocuteurs professionnels.
Pour réussir ici dans vos négociations, rien ne doit être improvisé.