Viaggio d'affari a Tokyo

Prima di recarvi alle riunioni d'affari, vi raccomandiamo di seguire qualche consiglio.  

Arrivare in orario
La puntualità è indispensabile in Giappone. Il problema è che per recarsi sul luogo della riunione si rischia di perdere tempo. I tassisti, infatti, non parlano inglese: è meglio farsi scrivere la destinazione dal personale dell'hotel o portare una cartina geografica da mostrare.
La metro è un'altra soluzione di facile utilizzo. 
Se la puntualità è un obbligo, la precisione lo è altrettanto. 

L'importanza dei biglietti da visita
Bisogna assolutamente curare i propri biglietti da visita o "meishi". Stampati in inglese e giapponese, sono fondamentali per il primo incontro con i vostri partner giapponesi. Porgete il vostro con il lato in giapponese rivolto verso l'alto e ricevete quello del vostro interlocutore con entrambe le mani.
Non dimenticate di esaminarne il contenuto e di appoggiarlo sul tavolo di fronte a voi. Soprattutto, non mettetelo in tasca! 

Il rituale del regalo 
Durante la prima riunione, sarà necessario offrire dei regali a nome della vostra azienda.
Il pacchetto è più importante del contenuto, che può essere anche solo un piccolo omaggio. Non apritelo sul momento a meno che non vi venga richiesto di farlo. Evitate alcuni fiori (camelia, loto, giglio, piante da vaso) e i gruppi da 4, numero che simboleggia la morte. 

Ora che siete ben equipaggiati e in orario, è necessario conoscere altre particolarità culturali.

L'importanza del gruppo
I giapponesi si identificano con la loro azienda. Si presentano infatti fornendo il nome di quest'ultima: per questo, gli elogi individuali li mettono in imbarazzo.
Tutte le decisioni vengono prese dopo aver consultato il gruppo e con grande rispetto della gerarchia. Spesso, quindi, i processi decisionali sono lenti. D'altra parte, le trattative non si svolgono durante le prime riunioni, che invece consentono di fare la conoscenza reciproca. 

L'importanza del silenzio
Per il successo della trattativa, è necessario comprendere che si entra in un mondo fatto di umiltà, rispetto e pazienza.
Le vostre presentazioni devono essere agili e leggere.
 Bisogna dare molta importanza ai momenti di silenzio, che permettono la riflessione e il controllo delle emozioni aiutando a preservare l'armonia in caso di difficoltà. Non cercate di riempirli. 

I primi contatti professionali con i giapponesi possono sembrare molto freddi. È per questo che non bisogna assolutamente perdersi il secondo tempo delle riunioni, quello che si svolge fuori dall'ufficio. Si tratta infatti di un momento molto più disteso e propizio alla riuscita della trattativa.

L'importanza delle attività sociali
È un onore essere invitati a seguire i propri interlocutori giapponesi dopo una riunione d'affari.
In generale, le serate si svolgono nei quartieri del divertimento, in un karaoke o negli hostess club (salvo se siete donne). La vera personalità dei vostri interlocutori si rivela in questi momenti di relax. 

Rapporti a lungo termine
I giapponesi amano instaurare rapporti professionali a lungo termine. Desiderano sapere se la vostra collaborazione è duratura. Mostratevi onesti e affidabili in tutte le fasi della trattativa, anche dopo le riunioni formali.

Tokyo, centro decisionale del Giappone, non sfugge a un'etichetta ben codificata. Conoscerla consente di non offendere o turbare i vostri interlocutori professionali. Per il buon esito della trattativa, non lasciate nulla al caso.