Vergadering in New York of San Francisco

Moet u een presentatie houden in New York of San Francisco?
Misschien denkt u dat u de Amerikaanse cultuur goed genoeg kent. Toch zijn er enkele subtiele kenmerken die u mogelijk niet zo snel in de gaten hebt.

We noemen hier enkele aandachtspunten om zeker te zijn van een perfecte presentatie Made in the USA.

Wees niet verbaasd als bij een eerste vergadering, bijvoorbeeld voor de kick-off van een project, de zaal vol zit. Leden van het projectteam, geïnteresseerden en zelfs advocaten... Amerikanen hebben een echte lanceringscultuur, met als voordeel dat iedereen meteen aan het begin dezelfde informatie heeft.

Vooral de aanwezigheid van advocaten kan wat verontrustend zijn, maar bedenk dat in de VS juridische aspecten een centrale plaats innemen en dat het de bedoeling is om in dit opzicht zo weinig mogelijk risico's te nemen. 

In de lift naar de vergaderzaal of voordat de vergadering begint: praat over koetjes en kalfjes. Mensen vinden stilte ongemakkelijk, of zelfs onbeleefd, en het is gebruikelijk die stilte te vullen met een praatje over bijvoorbeeld het weer. Juist voor een zakenreiziger hoeft dat niet moeilijk te zijn, want er is altijd wel iets te zeggen over dingen die opvallen of verrassen in de nieuwe omgeving.
Zo'n informele introductie zal de toehoorders ontspannen, zodat de vergadering onder een goed gesternte kan beginnen.

Uiteraard komt u altijd op tijd voor uw presentatie, maar in de Verenigde Staten, waar niemand tijd wil verliezen, is dat nog veel belangrijker.
Om diezelfde reden leiden vergaderingen meestal direct naar het doel toe, volgens de agenda en zonder zijpaden. Houd u aan de tijd die aan u is toebedeeld en loop vooruit op volgende contacten door op een planning de doorlooptijden en voorlopige mijlpalen aan te geven.

Omdat ook van u wordt verwacht dat u doet wat u zegt, moet u wel precies zijn maar geen beloften doen die u niet kunt nakomen.

Amerikanen zijn direct, ze zeggen wat ze denken en ze verwachten dat ook van u. Uw presentatie moet dus duidelijk maken wat de waarde is van wat u te bieden hebt, en wat de doelen en de middelen zijn.
Ten slotte zult u worden beoordeeld op uw vermogen om een concept neer te zetten en uit te voeren, en niet om daar intellectueel over uit te weiden. Des te meer reden om concreet te zijn en duidelijk het pad af te bakenen, zonder overbodige details. In zaken gaat het om doelmatigheid, en wanneer de klant akkoord gaat met het project, moet u het zonder omwegen uitvoeren. 

In aanvulling op de eerder beschreven regels moet u zich op een iets andere geestestoestand voorbereiden als u naar Silicon Valley gaat, het rijk van de start-ups en spectaculaire fondsenwervingen.

Nog meer dan in de rest van de VS, geldt hier dat alles snel moet gaan. Houd dus heel goed de lengte en de juistheid van uw presentatie in de gaten, dit is het koninkrijk van de korte pitch.