Geschäftsreisen nach Tokio

Tokio gilt als eine der modernsten Städte der Welt und seine Einwohner als überaus weltoffen.
Dennoch folgt das Geschäftsgebaren dort uralten Grundsätzen, die es zwingend zu beachten gilt. In allen Phasen Ihrer Verhandlungen muss eine bestimmte Etikette befolgt werden.

Wir empfehlen Ihnen, einige Tipps zu beherzigen, bevor Sie zu Ihrem Geschäftsmeeting aufbrechen.

Seien Sie pünktlich!
Pünktlichkeit wird in Japan sehr großgeschrieben. Bei der Anreise zum Meeting laufen Sie jedoch schnell Gefahr, Zeit zu verlieren.
Tokios Taxifahrer sprechen nämlich kein Englisch. Lassen Sie sich vom Hotelpersonal helfen und Ihr Ziel aufschreiben oder halten Sie einen Stadtplan zum Vorzeigen bereit.
U-Bahn-fahren ist einfach und bringt Sie schnell von A nach B.
 Und wenn Pünktlichkeit schon an der Tagesordnung ist, ist es die Genauigkeit umso mehr. 

Halten Sie immer Ihre Visitenkarte bereit! 
Eine makellose Visitenkarte (Meishi) ist Ihr Aushängeschild in Japan. Auf einer Seite in Englisch, auf der anderen in Japanisch beschriftet, sorgt sie beim ersten Treffen mit Ihren japanischen Partnern für einen starken ersten Eindruck.
Überreichen Sie sie mit beiden Händen, mit der japanischen Seite nach oben, Ihrem Gegenüber. Auf die gleiche Weise nehmen Sie die Ihnen angebotene Visitenkarte entgegen. Lesen Sie die Visitenkarte Ihres Partners aufmerksam und legen sie dann vor sich auf den Verhandlungstisch. Aber auf keinen Fall in die Hosentasche!

Bringen Sie ein Geschenk mit!
Es gehört zum guten Ton, bei Ihrem ersten Treffen ein Gastgeschenk im Namen Ihres Unternehmens zu überreichen.
Wichtiger als der Inhalt – es kann ruhig ein bescheidenes Geschenk sein – ist die makellose Verpackung. Geschenke werden traditionell nicht in Anwesenheit des Schenkenden ausgepackt, es sei denn, man fordert Sie explizit dazu auf. Bestimmte Blumen, wie Kamelien, Lotus, Lilien oder Topfpflanzen, sollten ebenso vermieden werden wie vierteilige Sets. Die Zahl vier gilt in Japan als Unglückszahl: „Shi“ ausgesprochen, ist sie phonetisch gleichbedeutend mit dem Wort für Tod. 

Sie sind gut vorbereitet und pünktlich erschienen, doch nun gilt es, weitere kulturelle Besonderheiten zu kennen. 

Die Gruppe zählt!
Ihre japanischen Geschäftspartner identifizieren sich mit ihrem Unternehmen. Sie stellen sich mit ihrem Firmennamen vor. Persönliches Lob bringt sie in Verlegenheit. Jede Entscheidung wird nach Absprache in der Gruppe und unter absoluter Einhaltung der Hierarchie getroffen.
Die Entscheidungsprozesse gehen daher häufig langsam voran. Im Übrigen finden bei den ersten Meetings keine Verhandlungen statt. Sie dienen in erster Linie dem gegenseitigen Kennenlernen. 

Schweigen ist Gold!
Um richtig verhandeln zu können, müssen Sie verstehen, dass Sie eine Welt der Demut, des Respekts und der Geduld betreten. Ihre Präsentationen müssen ruhig und sanft ablaufen und flexibel sein.
Besondere Aufmerksamkeit ist Momenten der Stille und Ruhe zu widmen. Sie gestatten es, nachzudenken und Emotionen zu kontrollieren.
Außerdem helfen sie, bei Schwierigkeiten die Harmonie zu wahren. Unterbrechen Sie solche Pausen keinesfalls! 

Geschäftliche Erstkontakte mit Japanern können sehr kalt wirken. Deshalb dürfen Sie aber noch lange nicht das nächste Treffen versäumen. Dieses findet nämlich außerhalb der Geschäftsräume statt. Es läuft viel entspannter ab und fördert den Erfolg Ihrer Verhandlungen.

Soziale Aktivitäten gehören dazu! 

Es ist eine Ehre, wenn Sie von Ihren Gesprächspartnern eingeladen werden, sie nach einem Geschäftstermin zu begleiten.
In der Regel wird der Abend in einem Vergnügungsviertel mit Karaoke verbracht, oder in einer Hostessen-Bar (es sei denn, Sie sind eine Frau). Während dieser entspannten Momente lernen Sie die wahre Persönlichkeit Ihrer Gesprächspartner kennen.

Beziehungen bitte langfristig! 
Die Japaner gehen gern langfristige Geschäftsbeziehungen ein. Sie wollen wissen, ob Ihre Mitarbeit von Dauer ist. Zeigen Sie in allen Phasen Ihrer Verhandlung – auch nach den formellen Meetings –, dass Sie integer und zuverlässig sind.

Tokio mag Japans Entscheidungszentrum sein, doch auch hier gilt eine stark kodifizierte Etikette. Kennen Sie sie, laufen Sie nicht Gefahr, Ihre geschäftlichen Gesprächspartner zu brüskieren oder zu schockieren. Wenn Sie in Japan erfolgreich verhandeln wollen, dürfen Sie nicht improvisieren!