Como optimizar as viagens de negócios numa PME?

As deslocações dos assalariados representam um setor de despesas importante e um desafio considerável para as pequenas e médias empresas.

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Mais pequenas e menos « equipadas » do que os grandes grupos, as pequenas e médias empresas enfrentam no entanto os mesmos problemas: precisam de se deslocar para que se desenvolvam e celebrem contratos. Quais são as soluções de gestão que implementaram? Análise. 

Não é só o CAC 40 que vai de viagem de negócios! Segundo o último barómetro Amex GBT sobre as tendências do travel business na Europa, são mesmo as pequenas e médias empresas que puxam o mercado para cima (+ 5 % em 2017). Não indicará isso que para abrir caminho por entre os grandes, é preciso muitas vezes andar pelas estradas, estações e aeroportos, e que as PME não são de maneira alguma de ficar em casa. Mas quem diz deslocações profissionais, diz também estabelecer um orçamento viagens. Contudo, os meios humanos e financeiros das PME são limitados, e raras são as sociedades que dispõem de um departamento dedicado à viagem de negócios. Os representantes das empresas muitas vezes organizam eles próprios as suas digressões profissionais. 

Controlar as suas despesas

Aproveitando as subscrições
É até o primeiro reflexo a adotar se as deslocações são frequentes. Ao optar pelas soluções de subscrições “profissionais”: cartão Business Plus nos Accor, BizTravel na Air France-KLM, Thalys Corporate Fares na Thalys (França, Bélgica, Holanda e Alemanha) ou ainda na Europcar que possui uma parceria com Accor, terá a certeza de beneficiar de vantagens e tarifas preferenciais.

Anticipando as deslocações
Se é certamente impossível marcar todos os seus encontros antecipadamente, é no entanto concebível planear 1 a 3 meses com antecedência os pontos incontornáveis como salões profissionais e conferências, para encontrar os melhores preços, antes que a procura seja muito elevada.

Privilegiando as soluções low-cost
Soluções colaborativas ou low-cost surgem a cada ano (voo low-cost, vtc, sites de covoiturage,…), em comparação com ofertas clássicas, muitas vezes são interessantes. Por razões económicas constantes, as PME foram as primeiras a testar estas soluções inovadoras. 

Mantendo-se flexível e engenhoso durante a reserva

Desempenhar engenhosidade examinando a oferta hoteleira a uma dezena de quilómetros em redor do local do evento, mudando de computador para as suas pesquisas e portanto de IP para evitar os aumentos de preço, ou ainda fazendo o download das aplicações de ofertas de última hora.

Recorrer a soluções centralizadas

Muitas vezes nas pequenas empresas, o viajante deve, ele próprio, avançar as despesas de viagem, o que pode ser um constrangimento. De facto, a viagem terminada, o tratamento das despesas realizadas é quase sempre uma fase muito demorada, tanto para os managers como para o viajante, e os reembolsos nem sempre são imediatos. Soluções centralizadas permitem hoje simplificar estes processos, como AirPlus. Estes serviços permitem gerir um orçamento de viagens, mas também reservar, pagar e editar os relatórios de despesas graças a uma ferramenta única, e com a ajuda de um cartão de empresa. Uma escolha que garante uma serenidade de espírito em cada fase da viagem 

Deixar um especialista gerir as suas despesas

Se existe um domínio que pode também constituir um obstáculo para as empresas de pequena dimensão na organização das deslocações profissionais, esse domínio é efetivamente o da gestão dos relatórios de despesas, da recuperação do IVA, do controlo das despesas... Muitas PME têm falta de ferramentas e tempo. Algumas deram então um passo para plataformas dedicadas à gestão das despesas profissionais como Jenji, Ticket Travel Pro ou Expensya. Uma vez mais, por razões económicas, as PME estão em melhores condições para testar soluções e são muitas vezes pioneiras.

Publicado por Magali a 23/10/2018 Copyright : © Izusek

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