TPE-PME: Gestor de viagens ou TMC, como escolher?

A digitalização revolucionou totalmente a gestão das viagens de negócios. E as pequenas e médias empresas ficam muitas vezes divididas entre o recurso a uma agência de gestão de viagens (TMC - Travel Management Company) e os serviços de uma pessoa a nível interno dedicada à esta função (assistent(e) executivo(a) ligado(a) aos serviços gerais, por exemplo), ou mesmo de um responsável de viagens para as grandes empresas (empresas consumindo mais de 3 milhões de euros nas deslocações). Descubra as nossas dicas para fazer a melhor escolha… 

Considerando que os procedimentos de reserva eram complexos e demoravam muito tempo, a função de Gestor de Viagens Corporativas (Corporate Travel Manager) surgiu nas grandes empresas nos anos 1970. Consequentemente seguiu a criação das agências de viagens de negócios (TMC). Mas com as soluções digitais, a reserva de um voo, bilhete de comboio, carro ou quarto de hotel pode agora ser feita em alguns cliques. Isso encanta bastante as PME que podem encontrar aí soluções mais económicas.
Segundo um inquérito realizado pela Egencia, fornecedor de soluções de gestão de viagens, era um dos três principais objetivos para 2018 junto de 85 % dos gestores de viagens das PME. Podemos legitimamente questionar se, num contexto de digitalização, a profissão não está em vias de extinção nas pequenas empresas?  

Isto depende da natureza das deslocações da empresa, do número de viagens e do tamanho da empresa. Estes critérios afetarão as escolhas na implementação da organização. No livro branco « Estruturar a Gestão de Viagens nas PME-PMI », a AFTM, Associação Francesa da Gestão de Viagens, recomenda a criação de um posto de responsáveis de viagem se o orçamento de viagem da empresa é superior a 500 K€.

Um profissional que desempenha esta função de « viagens » torna-se um bom investimento a curto prazo se consegue poupar nas compras (negociando os preços dos voos, hotéis, etc.) e nos procedimentos. Graças à sua capacidade para anticipar e gerir os riscos no plano social e da segurança – cujos dirigentes das PME-PMI e empresas de tamanho intermediário (ETI) nem sempre têm conhecimento – ele também pode evitar despesas.
Graças ao seu conhecimento da empresa, ele será a pessoa mais qualificada para dar as respostas mais pertinentes.  

As TMC não ficam a dever. Adaptaram-se rapidamente às exigências das empresas desenvolvendo continualmente soluções e ferramentas: relatórios personalizados, acompanhamento dos viajantes, formações, ajuda nas negociações com os fornecedores, conhecimento do mercado, etc. As PME esperam agora das suas agências de viagens de negócios, relatórios pormenorizados, análises aprofundadas das despesas e returno positivo do investimento.

Além disso, o fato é que, em cada dia que passa, novos atores, novas tecnologias e regras surgem no setor das viagens em evolução rápida. Para ser eficaz, o gestor de viagens tem todo o interesse em manter-se informado. Daí a importância das formações e/ou trocas com pares através das associações profissionais e eventos organizados pelos TMC…  

Seja ela descentralizada através de uma TMC ou centralizada num posto de Gestor de Viagens a tempo inteiro ou em part-time, a função de viagem numa empresa pode gerar um Returno do Investimento (ROI) interessante recorrendo a peritos da viagem. As TPE-PME terão de modo geral todo o interesse em avaliar as suas necessidades específicas porque também existem muitas soluções económicas disponibilizadas pelos profissionais do turismo para organizar eficazmente e simplesmente as suas deslocações profissionais como a oferta Accor Business Offer. Um contrato personalizado com tarifas negociadas dá acesso a um vasto leque de hoteis, abrangendo todas as gamas de Fairmont a Ibis Style passando por MGallery by Sofitel, Pullman ou Swissôtel entre outros estabelecimentos internacionais.