Será que o gestor de viagens deve lutar contra o open booking?
Será necessário impedir que os colaboradores ajam sem respeitar as regras da política de viagem da empresa?
- Em primeiro lugar, o crescimento da economia colaborativa participou no desenvolvimento dos canais de reservas e de prestações, permitindo desta forma obter tarifas ou ofertas por vezes mais vantajosas.
- Em segundo lugar, os colaboradores à procura de conforto sentem a necessidade de personalizar a sua deslocação e/ou ter recurso a ferramentas mais intuitivas do que as propostas pela sua empresa.
- Por último, alguns colaboradores acham o sistema da empresa inconfortável e obsoleto. De fato segundo um estudo efetuado por FCM Travel Solutions em junho 2018, apenas 9 % dos viajantes de negócios utilizam uma ferramenta de reserva on-line disponibilizada pela empresa na maioria das suas deslocações. Esta percentagem bastante reduzida torna mais difícil o controlo da política de viagem. Embora 59 % dos viajantes interrogados dispõem de uma tal ferramenta na empresa, 25 % consideram que o sistema deve ser melhorado.
A desvantagem do open booking: a perda de dados
Mais liberdade e mais escolha do lado dos viajantes de negócios
O bom compromisso para o gestor de viagens
De fato não vale a pena proibir o open booking, o mais importante é que as deslocações – seja qual for o modo de reserva escolhido – sejam conformes com a política de viagem da empresa e integradas ao sistema, para que os viajantes beneficiem de ofertas negociadas pela sua empresa mas também para reforçar o acompanhamento dos colaboradores e garantir a sua segurança.
O interesse do gestor de viagens não é simplesmente contentar ou garantir o conforto dos seus colaboradores. Ele tem um objetivo muito mais ambicioso do que o controlo dos dados, alinhado com os seus objetivos de controlo dos custos: anticipar todas as despesas relacionadas com a mobilidade para poder apreender o seu Custo Total de Posse (TCO - Total Cost of Ownership). Este custo global, para além dos custos diretos, tem em consideração todos os custos indiretos tais como os desenvolvimentos tecnológicos e os recursos humanos mobilizados. O TCO constitui por conseguinte uma informação-chave para analizar a rentabilidade de uma viagem de negócios.
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o Centro de Custo é importante, mas as viagens dos colaboradores são necessárias, portanto é primordial optimizá-lo para o benefício de todos.
Num mundo cada vez mais conectado, tenha cuidado com os seus dados durante as suas deslocações profissionais. Eis os nossos conselhos!
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