Será que o gestor de viagens deve lutar contra o open booking?

Será necessário impedir que os colaboradores ajam sem respeitar as regras da política de viagem da empresa?

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São cada vez mais aqueles que reservam uma deslocação ou uma prestação fora das regras da política de viagem da empresa. Por que razões os viajantes de negócios praticam o open booking? Como devem reagir os gestores de viagens face a este crescimento?

O open booking – que dá a possibilidade aos colaboradores de reservar o seu meio de transporte, quarto de hotel e de aluguar um carro fora das ofertas pré-negociadas pela sua empresa com prestadores – está a desenvolver-se por diversas razões:

- Em primeiro lugar, o crescimento da economia colaborativa participou no desenvolvimento dos canais de reservas e de prestações, permitindo desta forma obter tarifas ou ofertas por vezes mais vantajosas.

- Em segundo lugar, os colaboradores à procura de conforto sentem a necessidade de personalizar a sua deslocação e/ou ter recurso a ferramentas mais intuitivas do que as propostas pela sua empresa.

- Por último, alguns colaboradores acham o sistema da empresa inconfortável e obsoleto. De fato segundo um estudo efetuado por FCM Travel Solutions em junho 2018, apenas 9 % dos viajantes de negócios utilizam uma ferramenta de reserva on-line disponibilizada pela empresa na maioria das suas deslocações. Esta percentagem bastante reduzida torna mais difícil o controlo da política de viagem. Embora 59 % dos viajantes interrogados dispõem de uma tal ferramenta na empresa, 25 % consideram que o sistema deve ser melhorado. 

A desvantagem do open booking: a perda de dados

Este fenómeno está a ameaçar pela sua amplitude o modelo económico existente da gestão de viagens que assenta na troca de dados entre compradores e fornecedores para obter preços competitivos. É por isso que a política de viagem de 32 % das empresas foi tornada mais rigorosa e menos flexível no que diz respeito a canais de reserva de acordo com um estudo realizado em 2015 pela Acte Global, associação internacional de gestores de viagens, e American Express Global Business Travel, fornecedor de soluções de gestões de viagens de negócios.

Mais liberdade e mais escolha do lado dos viajantes de negócios

Segundo o estudo « Creating a frictionless travel experience » realizado pela Sabre e GBTA nos países da zona EMEA (Europa, Médio Oriente e África), 41% dos viajantes já reservaram uma viagem fora do circuito oficial para reduzir o stresse. Isto refere-se especialmente a 28% dos bilhetes de avião e 50% dos hotéis após um outro estudo realizado pela GBTA com o apoio da Concur.

O bom compromisso para o gestor de viagens

O desafio para o gestor de viagens é encontrar um ponto de equilíbrio entre o seu interesse e o dos viajantes de negócios preservando o controlo da sua política de viagem. É este também o objetivo dos fornecedores de software como a Concur que desenvolveu a aplicação TripLink. A sua vantagem está no fato que ela deixa o gestor de viagens decidir a validação ou não da adição de um prestador no seu painel, em função das escolhas do colaborador.

De fato não vale a pena proibir o open booking, o mais importante é que as deslocações – seja qual for o modo de reserva escolhido – sejam conformes com a política de viagem da empresa e integradas ao sistema, para que os viajantes beneficiem de ofertas negociadas pela sua empresa mas também para reforçar o acompanhamento dos colaboradores e garantir a sua segurança.

O interesse do gestor de viagens não é simplesmente contentar ou garantir o conforto dos seus colaboradores. Ele tem um objetivo muito mais ambicioso do que o controlo dos dados, alinhado com os seus objetivos de controlo dos custos: anticipar todas as despesas relacionadas com a mobilidade para poder apreender o seu Custo Total de Posse (TCO - Total Cost of Ownership). Este custo global, para além dos custos diretos, tem em consideração todos os custos indiretos tais como os desenvolvimentos tecnológicos e os recursos humanos mobilizados. O TCO constitui por conseguinte uma informação-chave para analizar a rentabilidade de uma viagem de negócios. 

Publicado por Thi bao a 29/04/2019 Copyright : © Laflor

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