Moet de travel manager ‘open booking’ tegengaan?

Steeds vaker wordt een reis of dienstverlening buiten het reisbeleid van de onderneming geboekt. Waarom doen zakenreizigers aan ‘’open booking’’? Wat moeten de travel managers doen tegen deze groei? 

‘’Open booking’’ – biedt medewerkers de mogelijkheid om hun vervoersmiddel, hotelkamer en/of huurauto te boeken, zonder gebruik te maken van het door hun onderneming onderhandelde aanbod met de verschillende dienstverleners – is steeds groeiende, en dat heeft meerdere redenen:

- Ten eerste heeft de groei van de deeleconomie meegeholpen aan de ontwikkeling van boekings- en dienstverleningskanalen, waardoor er soms nog betere tarieven verkregen kunnen worden.

- Ten tweede zijn medewerkers op zoek naar comfort, en willen zij een zakenreis op maat; en/of hebben behoefte aan tools die gebruiksvriendelijker zijn dan die door het bedrijf geboden worden.

- Tot slot zijn er medewerkers die het bedrijfssysteem niet handig en ouderwets vinden. Volgens een onderzoek van FCM Travel Solutions in juni 2018, gebruikt dan ook slechts 9% van de zakenreizigers meestal de online boekingstool van hun bedrijf voor de organisatie hun zakenreizen. Een laag percentage, die het beheer van het reisbeleid vermoeilijkt. Daar waar 59% van de ondervraagde zakenreizigers over zo’n bedrijfstool beschikt, is 25% van mening dat het systeem verbeterd moet worden. 

Dit fenomeen bedreigt door zijn omvang het bestaande economische model van het travel management, welke gebaseerd is op de uitwisseling van gegevens tussen kopers en leveranciers om concurrerende prijzen te verkrijgen. Daarom heeft 32% van de bedrijven hun reisbeleid aangescherpt door minder coulant te zijn ten opzichte van boekingskanalen, volgens een onderzoek uit 2015 van Acte Global, internationale vereniging van travelmanagers, en American Express Global Business Travel, aanbieder van oplossingen voor het beheer van zakenreisuitgaven.     

Volgens het onderzoek « Creating a frictionless travel experience » uitgevoerd door Sabre en GBTA in de EMEA zones (Europa, Midden Oosten en Afrika), heeft 41% van de reizigers al eens een reis geboekt buiten het toegestane traject omdat het voor minder stress zorgt. Dit betreft nauwkeurig gesteld 28% van de vliegtickets, en 50% van de hotelboekingen volgens een ander onderzoek uitgevoerd door GBTA, met de steun van Concur.     

De uitdaging voor de travelmanager is de perfecte balans te vinden tussen zijn/haar belangen en die van de zakenreizigers, zonder af te doen aan zijn/haar reisbeleid. Dit is tevens het doel van aanbieders als Concur, die de app TripLink ontwikkeld heeft. Zijn sterke punt is dat deze aan de travelmanager het besluit laat om wel of geen dienstverlener toe te voegen aan zijn panel, naar gelang de keuze van de medewerker. Want het heeft geen zin om ‘’open booking’’ te verbieden; het belangrijkste is dat, ongeacht de boekingsmethode, de zakenreizen binnen het kader van het reisbeleid van de onderneming en geïntegreerd in het systeem blijven, zodat de zakenreizigers van de onderhandelde tarieven profiteren. Daarbij kan zo de controle op de medewerkers versterkt, en hun veiligheid gewaarborgd worden.

De taak van een travelmanager gaat verder dan het verzekeren van het comfort van zijn/haar medewerkers. Zijn doel is veel ambitieuzer dan het beheren van gegevens, in lijn met de doelstellingen op gebied van kostenbeheer: dat is alle reis-gerelateerde uitgaven zoveel mogelijk voorzien voor de berekening van zijn TCO (Total Cost of Ownership). Deze algemene kosten, samen met de directe kosten, houden rekening met alle indirecte kosten, zoals voor technologische ontwikkelingen en het ingezette personeel. De TCO geeft dus belangrijke informatie om de rentabiliteit van een zakenreis te analyseren.