Le travel manager doit-il lutter contre l’open booking ?

Faut-il empêcher les collaborateurs de sortir du chemin battu de la politique voyage de l’entreprise ?

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Ils sont de plus en plus nombreux à réserver un déplacement ou une prestation hors des sentiers battus de la politique voyage de l’entreprise. Pour quelles raisons les voyageurs d’affaires pratiquent-ils l’open booking ? Comment doivent réagir les travel managers face à cet essor ? 

L’open booking - qui donne la possibilité aux collaborateurs de réserver leur moyen de transport, chambre d’hôtel et de louer une voiture en dehors des offres pré-négociées par leur entreprise avec des prestataires – a le vent en poupe pour plusieurs raisons :

- Dans un premier temps, l’essor de l’économie collaborative a participé au développement des canaux de réservations et de prestations, permettant ainsi d’obtenir des tarifs ou des offres parfois plus avantageuses.

- Dans un second temps, les collaborateurs en quête de confort ressentent le besoin de personnaliser leur déplacement et/ou d’avoir recours à des outils plus intuitifs que ceux proposés par leur entreprise.

- Enfin, certains collaborateurs jugent le système de l’entreprise inconfortable et obsolète. En effet selon une étude menée par FCM Travel Solutions en juin 2018, seuls 9 % des voyageurs d’affaires utilisent un outil de réservation en ligne mis à disposition par leur entreprise dans la majorité de leurs déplacements. Un pourcentage assez faible qui rend plus difficile la maîtrise de la politique voyage. Bien que 59 % des voyageurs interrogés disposent d’un tel outil en entreprise, 25 % estiment que le système doit être amélioré. 

L’inconvénient de l’open booking : la perte des données

L’inconvénient de l’open booking : la perte des données Ce phénomène menace de par son ampleur le modèle économique existant du travel management qui repose sur l’échange de données entre acheteurs et fournisseurs pour obtenir des tarifs compétitifs. C’est pourquoi, 32 % des entreprises ont durci leur politique voyage en étant moins flexibles vis-à-vis des canaux de réservation selon une étude menée en 2015 par Acte Global, association internationale de travel managers, et American Express Global Business Travel, éditeur de solutions de gestions de voyages d'affaires. Plus de liberté et de choix du côté des voyageurs d’affaires Selon l’étude « Creating a frictionless travel experience » réalisée par Sabre et GBTA dans les zones EMEA (Europe, Middle East and Africa), 41% des voyageurs ont déjà réservé un voyage hors circuit autorisé pour réduire leur stress. Cela concerne plus précisément 28% des billets d’avion et 50% des hôtels d’après une autre étude réalisée par GBTA avec le soutien de Concur. 

Plus de liberté et de choix du côté des voyageurs d’affaires

Selon l’étude « Creating a frictionless travel experience » réalisée par Sabre et GBTA dans les zones EMEA (Europe, Middle East and Africa), 41% des voyageurs ont déjà réservé un voyage hors circuit autorisé pour réduire leur stress. Cela concerne plus précisément 28% des billets d’avion et 50% des hôtels d’après une autre étude réalisée par GBTA avec le soutien de Concur.

Le bon compromis pour le travel manager

L’enjeu pour le travel manager est de trouver un point d’équilibre entre son intérêt et celui des voyageurs d’affaires en gardant la maîtrise de sa politique voyage. C’est aussi la finalité des éditeurs tels que Concur qui a développé l’application TripLink. Son atout, elle laisse le travel manager décider de valider ou non l'ajout d’un prestataire dans son panel, en fonction des choix du collaborateur. En effet il ne sert de rien d’interdire l’open booking, le principal étant que les déplacements – quel que soit le mode de réservation choisi – soient conformes à la politique voyage de l’entreprise et intégrés au système, pour que les voyageurs bénéficient des offres négociées par leur entreprise mais aussi pour renforcer le suivi des collaborateurs et assurer leur sécurité.

L’intérêt du travel manager n’est pas seulement de contenter ou d’assurer le confort de ses collaborateurs. Il a un objectif bien plus ambitieux encore que la maîtrise des données, aligné avec leurs objectifs de maîtrise des coûts : anticiper l'ensemble des dépenses en lien avec la mobilité pour pouvoir appréhender son TCO (Total Cost of Ownership). Ce coût global, en plus des coûts directs, prend en compte tous les coûts indirects tels que les développements technologiques et les ressources humaines mobilisées. Le TCO est donc une information clé pour analyser la rentabilité d’un voyage d’affaires.  

Publié par Thi bao le 29/04/2019 Copyright : © Laflor

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