I segreti di un manager continuamente in trasferta

Sono responsabile delle Vendite Internazionali per Accor. A questo titolo, dirigo dei commerciali e dei business leader a Parigi e nei nostri 47 uffici vendite. Una parte delle mie squadre si occupa anche della performance e della cultura delle vendite in tutto il mondo. Ciò mi porta a viaggiare molto. Per quanto riguarda le sfide legate alle trasferte, direi che da un punto di vista professionale e manageriale c’è sempre un rischio di rallentamento in una squadra se quest’ultima aspetta la vostra presenza fisica per andare avanti. Ecco perché cerchiamo di utilizzare il più possibile dei media come Skype, WeChat, Linkedin ed altri ancora per sostituire il contatto diretto. Anche da un punto di vista umano, la sfida è presente: penso che sia importante mantenere un contatto “reale” con le mie squadre, scambiare qualche parola in ambiti informali, ad esempio per un caffè. Sfortunatamente, non c’è molto che possa sostituire questo aspetto a distanza.  

Abbiamo 47 uffici vendite, e non posso dire che li visito tutti regolarmente. Mi reco molto spesso negli uffici vendite europei. Per quanto riguarda il resto del mondo, vado spesso anche negli Stati Uniti (4 o 5 volte all’anno) e due volte all’anno in Asia; per quanto riguarda l’Africa o il Medio Oriente, ho meno l’occasione di andarci. I contatti avvengono regolarmente per telefono. Le mie squadre sono molto autonome e non hanno bisogno di un accompagnamento quotidiano, ma naturalmente sono presente per eventuali domande e per sostenerle. Organizzo con loro dei call regolari per seguire l’avanzamento dei vari progetti e per tenerli informati su quanto succede in seno all’azienda. Inoltre, cerco di prevedere quanto più possibile dei punti individuali da discutere con i membri della mia squadra. Si tratta di un momento di scambio privilegiato. 

Oltre al fatto di essere organizzati, naturalmente, direi la flessibilità, la facoltà di adattarsi rapidamente. Passare dagli Stati Uniti a Singapore, ad esempio, può essere piuttosto impegnativo per via delle differenze di fusi orari. La diversità di cultura fa parte anch’essa delle nostre identità. È pertanto importante adeguarci in permanenza. 

Ho stabilito alcune regole di base che cerco di rispettare: niente Wi-Fi, niente lavoro. Ma oltre a questo, applico per quanto mi è possibile alcuni principi evidenti: 

 Dal punto di vista professionale, dovete sempre pensare che il lavoro continua nel vostro ufficio in vostra assenza. Per questo è importante dedicare un po’ di tempo, anche un’ora al giorno, al trattamento dei dossier in corso e fare qualche telefonata. 

Un aspetto sottovalutato delle trasferte è l’impatto sulla vita personale. Se avete una famiglia, è un aspetto che dovete prendere sul serio. Trascorro sempre un po’ di tempo a casa prima di viaggiare o al mio ritorno. Evito il più possibile le trasferte durante i fine settimana. Dispongo di pochissimo tempo per me, per ritrovarmi da solo. Alla fin fine, l’unico momento in cui lo sono per davvero, è quando mi trovo in aereo. Ne approfitto quindi per rilassarmi, mangiare e fare una pausa con un film. Per altre persone sarà forse durante un percorso di jogging o in un altro momento, per me è il tragitto in aereo. Penso che abbiamo tutti bisogno di spazio e tempo per poter riprendere fiato e rimanere efficaci. 

Mi organizzo in anticipo. Chiedo un briefing, per essere preparato già alla vigilia della partenza. L’altra priorità, ed insisto su questo punto, è la nozione di riposo, ed essere capace di rimanere in forma, prendendo un po’ d’aria per chiarirsi le idee. Infine, un ultimo suggerimento: viaggiare leggeri e disporre di tutto quello che può semplificare il viaggio: programma fedeltà, lasciapassare, pass. Se potete disporne, prendeteli!