Il travel manager deve lottare contro l’open booking?

Sono sempre più numerose le persone che prenotano una trasferta o una prestazione al di fuori dei percorsi battuti della politica viaggi dell’azienda. Per quale motivo i viaggiatori d’affari praticano l’open booking? Come devono reagire i travel manager davanti a questa espansione? 

L’open booking – che offre la possibilità ai collaboratori di prenotare i loro mezzi di trasporto, camere d’albergo e noleggiare un’auto al di fuori delle offerte pre-negoziate dalla loro azienda con i fornitori – ha il vento in poppa per diversi motivi:

- In un primo tempo, lo sviluppo dell’economia collaborativa ha partecipato allo sviluppo dei canali di prenotazione di prestazioni, consentendo così di ottenere delle tariffe o delle offerte a volte più vantaggiose.

- In un secondo tempo, i collaboratori alla ricerca di confort sentono il bisogno di personalizzare la loro trasferta e/o di fare ricorso a degli strumenti più intuitivi rispetto a quelli proposti dalla loro azienda.

- Infine, alcuni collaboratori giudicano il sistema aziendale poco pratico e obsoleto. Infatti, secondo uno studio condotto da FCM Travel Solutions nel giugno 2018, solo il 9 % dei viaggiatori d’affari utilizza uno strumento di prenotazione on-line messo a disposizione dalla loro azienda per la maggior parte delle trasferte. Una percentuale piuttosto bassa, che rende più difficile controllare la politica viaggi. Anche se il 59 % dei viaggiatori interrogati ha a disposizione uno strumento di questo tipo all’interno dell’azienda, il 25 % ritiene che il sistema debba essere migliorato. 

Questo fenomeno minaccia, a causa della sua portata, il modello economico esistente del travel management che si basa sullo scambio di dati fra acquirenti e fornitori per ottenere delle tariffe competitive. Ecco perché il 32 % delle aziende ha indurito la propria politica viaggi diventando meno flessibile nei confronti dei canali di prenotazione, secondo uno studio condotto nel 2015 da Acte Global, associazione internazionale di travel manager, e American Express Global Business Travel, editore di soluzioni di gestione dei viaggi d’affari.

Secondo lo studio «Creating a frictionless travel experience» realizzato da Sabre et GBTA nelle zone EMEA (Europe, Middle East and Africa), il 41% dei viaggiatori ha già prenotato un viaggio al di fuori del circuito autorizzato per ridurre lo stress. Ciò riguarda più precisamente il 28% dei biglietti aerei e il 50% degli alberghi secondo uno studio realizzato da GBTA con il sostegno di Concur.

La sfida per il travel manager è quella di trovare un punto di equilibrio fra il suo interesse e quello dei viaggiatori d’affari mantenendo il controllo della sua politica viaggi. È anche la finalità degli editori, come Concur, che ha sviluppato l’applicazione TripLink. Il suo punto forte, lascia decidere il travel manager se confermare o meno l’aggiunta di un fornitore nel suo pannello, in funzione delle scelte del collaboratore.

Infatti, non serve vietare l’open booking, l’essenziale è che le trasferte – indipendentemente dalla modalità di prenotazione scelta – siano conformi alla politica viaggi dell’azienda e integrati nel sistema, perché i viaggiatori possano approfittare delle offerte negoziate dalla loro azienda, ma anche per rafforzare il controllo dei collaboratori e garantire la loro sicurezza. L’interesse del travel manager non è solo quello di accontentare o di garantire il confort dei suoi collaboratori. Ha un obiettivo molto più ambizioso del controllo dei dati, allineato con l’obiettivo di controllo dei costi: anticipare tutte le spese correlate alla mobilità, per poter gestire il proprio TCO (Total Cost of Ownership). Questo costo globale, oltre ai costi diretti, prende in considerazione tutti i costi indiretti, quali gli sviluppi tecnologici e le risorse umane mobilizzate. Il TCO è quindi un’informazione chiave per analizzare la redditività di un viaggio d’affari.