Hoe kunt u de uitgaven van uw werknemers beheren?

Wanneer een werknemer op zakenreis gaat, krijgt het bedrijf te maken met diverse voor de hand liggende, voorspelbare kosten: de reiskosten voor vliegtuig, trein of auto, en de kosten voor hotelovernachtingen. Maar daarnaast is er ook sprake van allerlei kleine andere uitgaven. Als u hier meer grip op krijgt, bespaart u tijd en geld. Al een jaar of tien worden hiervoor verschillende zakelijke tools ontwikkeld.
Hierbij gaat men steeds meer in de richting van totaaloplossingen voor onkostenbeheer. 

Onder deze bijkomende uitgaven vallen bijvoorbeeld de kosten voor zakenlunches of telefoon- of taxikosten. Afhankelijk van het bedrijf kunnen de kosten beperkt blijven of zeer hoog oplopen. Vooral bedrijven die veel internationaal actief zijn, kunnen met flinke kosten te maken krijgen.

Kleine en middelgrote bedrijven gaan, net als grote concerns, steeds meer mee in de zakelijke globalisering. Leidinggevend personeel gaat steeds vaker op reis om nieuwe klanten te zoeken, maar ook om banden aan te halen met bestaande klanten.
Dat betekent dat ondernemingen hun reis- en verblijfskosten beter moeten stroomlijnen, zeker nu werknemers steeds meer aanvullende betaalde diensten moeten gebruiken.

De laatste paar jaar nemen de bijkomende uitgaven steeds sterker toe. Zo gebruiken werknemers bijvoorbeeld vaak betaalde wifihotspots. En ook tijdens de vlucht kunnen ze tegenwoordig tegen betaling gebruikmaken van een internetverbinding.

Al deze bijkomende uitgaven kunnen niet los worden gezien van de overige economische aspecten van een bedrijf. Het zijn er steeds meer en daarom is een relevant en effectief beheersysteem nodig. Een groot bedrijf kan deze kosten echt niet meer met een Excel-sheet beheren, hoewel dat vaak nog wel gebeurt. Dat kost bedrijven veel tijd en geld.

Gelukkig zijn er oplossingen voor het beheer van dit soort kosten. Ze zijn gebruiksvriendelijk en steeds meer afgestemd op kleine en middelgrote ondernemingen.

De laatste paar jaar komen er steeds meer beheertools voor zakelijke kosten. Het zijn IT-oplossingen waarmee alle onkosten van medewerkers centraal kunnen worden verwerkt. Sommige kunnen zelfs onkosten voorspellen. De onderneming krijgt meer inzicht, want alle kosten verschijnen op één locatie: zowel 'grote' als 'kleine' uitgaven.

Om er zeker van te zijn dat de werknemers de tool gebruiken en niet zelf hun eigen reserveringen blijven doen, moet de tool gebruiksvriendelijk en eenvoudig zijn. Bovendien moeten de werknemers een training voor die tool krijgen. Deze oplossingen zijn beschikbaar als mobiele apps speciaal voor mobiele werknemers.

Met de app Business Table kunnen reserveringen, bestellingen en facturering voor zakendiners van werknemers centraal worden afgehandeld. En voor reserveringen van hotels of vliegtickets kunnen werknemers tegenwoordig gebruikmaken van online boekingstools (OBT of SBT), zoals Amadeus, KDS en Sabre.

De app NEO van KDS voorspelt de bijkomende uitgaven op basis van de voorgenomen reis, waarmee de onderneming achteraf de gemaakte kosten van de werknemer kan vergelijken. Met deze tools kan de onderneming werknemers een keuze bieden uit een reeks dienstverleners afgestemd op het bedrijfsbeleid.

Deze beheeroplossingen bieden steeds meer mogelijkheden. Zo is er de oplossing Concur Travel & Expense met de functie Expense Pay, waarmee u online kunt reserveren, reserveringen kunt wijzigen en bonnen kunt registreren. Alle gegevens worden meteen omgezet in een onkostendeclaratie. De werknemers krijgen sneller hun geld doordat uitgaven en kaartbetalingen automatisch worden verwerkt. Ze worden op de hoogte gesteld van elke stap van het vergoedingsproces enzovoort.

Met al deze nieuwe oplossingen kunnen ondernemingen veel tijd en geld besparen. Ze kunnen hiermee grip krijgen op bijkomende uitgaven en zich volledig richten op internationale groei.