KMU: Geschäftsreisen stellen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar

Geschäftsreisen sind nicht nur den führenden Börsenunternehmen vorbehalten! Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen im Management vor anderen Herausforderungen als große Konzerne. Eines haben sie jedoch gemeinsam: Die Bedeutung des Geschäftsreise Managements ist nicht geringer. Verhandlungen mit Lieferanten, Kundennetzwerk pflegen, neue Kunden gewinnen oder Messen organisieren. Nicht alles lässt sich virtuell per E-Mail oder Skype besprechen. Es gibt Dinge, da ist der persönliche Kontakt gefragt und macht Meetings zu etwas Besonderem.

Laut der VDR-Geschäftsreiseanalyse gab es im Jahr 2018 insgesamt 189 Millionen Geschäftsreisen und 12 Millionen Geschäftsreisende in Deutschland. Auch kleine und mittlere Unternehmen sind keineswegs reisescheu. Rund 82% der Geschäftsreisen lassen sich auf Geschäftsreisen von KMUs zurückführen.

Geschäftsreisende großer Unternehmen sind tendenziell länger unterwegs (im Durchschnitt 2,2 Tage). Wer ins Ausland verreist, bleibt dort auch meistens länger.

Zwei Drittel der Geschäftsreisenden von KMUs kommen ohne Übernachtung noch am selben Tag nach Hause. Im Durchschnitt betrug die Reisedauer kleiner und mittlerer Unternehmen 1,6 Tage. KMU-Geschäftsreisen finden deutlich häufiger in Deutschland statt.

Wer von Geschäftsreisen spricht, muss auch das nötige Reisebudget im Auge haben. Durchschnittlich kosten Unternehmen Ein-Tages-Geschäftsreisen pro Person 162,-- €. Wir geben Tipps für Ihr Geschäftsreise Management:

Nutzen Sie Abonnements
Wählen Sie vorhandene Business-Abonnements und nutzen Sie die damit verbundenen Vorteile und Sondertarife. Profitieren Sie von der Business Plus Karte von Accor und freuen Sie sich auf Ermäßigungen und exklusive Services in tausenden Hotels weltweit. Sie möchten mobil bleiben und mit dem PKW zur Geschäftsreise anreisen? Nutzen Sie beispielsweise den Service des Accor Partners Europcar Business und bleiben Sie flexibel.

Planen Sie vorausschauend
Je frühzeitiger Sie das Geschäftsreise Management im Blick haben, desto günstiger ist die Geschäftsreise für KMUs. Wer schon einmal ein Hotelzimmer zu Zeiten von Messen und größeren Veranstaltungen buchen wollte, kennt die Herausforderung: Die Nachfrage steigt und so in der Regel auch die Preise. Vermeiden Sie diese Situationen, indem Sie Flüge frühzeitig buchen oder Hotel reservieren (möglichst drei Monate vorher).

Setzen Sie auf modernes Know-how der Startup Szene
KMUs sind dank Ihrer Unternehmensgröße agiler und gehören zu den Ersten, die innovative Lösungen testen. Probieren Sie für Ihre nächste KMU-Geschäftsreise doch einmal TravelPerk aus und erleichtern Sie sich das Geschäftsreise Management dank digitaler Koordination. Buchen Sie Flug, Zug und Hotel auf einer einzigen Buchungsplattform und bleiben Sie dank Echtzeit-Berichterstattungen immer auf dem aktuellsten Stand. TravelPerk setzt auf vernetzte Partner wie Accor oder die Deutsche Bahn ohne Weiterleitung zu anderen Plattformen. Alle Partner sind in nur einer einzigen Website integriert. Die Abrechnung übernimmt zentral TravelPerk für Sie und Sie behalten Ihre Reiserichtlinien immer im Blick. Geschäftsreisende haben i.d.R. einen eigenen Zugriff und können ihre Geschäftsreise eigenständig buchen (Self Booking Tool). Viele Unternehmen sehen darin einen entscheidenden Vorteil: Selbstbuchung erhöht das Bewusstsein für das Reisebudget!

Erleichtern Sie die Reisekostenabrechnung
In KMUs muss der Mitarbeiter die Reisekosten oft selbst vorstrecken. Nach beendeter Reise werden Abrechnung und Erstattung oft zu einem langwierigen Prozess, sowohl für Geschäftsreisende als auch deren Vorgesetzte. Einfacher funktioniert die Reisekostenabrechnung mit AirPlus. Mittels einer virtuellen Kreditkarte wird der Aufwand des Geschäftsreise Managements auf ein Minimum reduziert. Reisende leisten nicht mehr Vorkasse, die Hotelrechnung wird bequem per E-Mail an das Unternehmen gesandt. Da Buchungs- und Bezahlprozesse vollautomatisiert stattfinden, kann der Travel Manager alle Vorgänge des Travel Managements besser abwickeln und vereinheitlichen.

Noch herrscht häufig Chaos bei der Buchung von Geschäftsreisen in KMUs. Ob über das hauseigene Reservierungsportal, Buchungen für eine Reise über mehrere Portale, Plattformen oder Apps: Es fehlen meist einheitliche Richtlinien. Da verlieren Business Traveller schnell den Überblick und die Lust.

Sicher ist: Um Geschäftsreisen besser zu steuern, empfiehlt sich das Travel Management bereits dann, wenn außer dem Geschäftsführer auch andere Mitarbeiter auf Reisen gehen.

Travel Manager – Profitieren Sie aus den eigenen Reihen
Ein Fachmann für „Reiseorganisation“ erweist sich schon nach kurzer Zeit als gute Investition. Travel Manager wissen, wo sie Einsparungen für das Unternehmen erzielen oder wo es die günstigsten Reisetarife zu finden gibt.
Unterstützung findet der Travel Manager in moderner integrierter IT, die das Reisemanagement verschlankt und den Gesamtprozess umfasst. Mit den jetzt vorhandenen digitalen Möglichkeiten lässt sich die Buchung mit wenigen Klicks erledigen.

In welchem Umfang ein vollautomatisiertes Travel-Management-System bereitstehen muss, hängt immer auch vom Unternehmen ab. Onesto bietet Ihnen eine komfortable Online-Buchungs-Möglichkeit, vom geeigneten Verkehrsmittel bis hin zur Hotelbuchung. Für unterwegs gibt es Onesto2go. Änderungen Ihrer Reise erhalten Sie einfach per Push-Nachricht.

Möchten Sie weiterhin autonom über diverse Buchungsplattformen Ihre Reise organisieren? Alle Tools entwickeln sich ständig weiter, sodass sich Buchungssysteme von Angestellten und Fachleuten immer mehr angleichen.

Eine Travel Management Company (TMC) als verlässlicher Partner
Sie verfügen weder über die nötigen Ressourcen noch über Kapazitäten für ein Travel Management und möchten Ihr Geschäftsreise Management in zuverlässige Hände von Spezialisten geben? Eine speziell auf KMU-Geschäftsreisen ausgerichtete Plattform ist die Kooperation von Lufthansa City Center (LCC) und Voya. Nutzen Sie ein Online-Buchungssystem verbunden mit einem persönlichen Ansprechpartner und allen Vorzügen für die nächste Geschäftsreise Ihres KMUs. LCC verspricht gemeinsam mit Voya: „Buchen wird zur Nebensache“.


Wie Sie sich auch entscheiden: Mitarbeiter werden sich in Reiseprogrammen eingeengt fühlen, die mehr auf den Preis ausgerichtet sind als auf den Menschen. Wenn diese Mitarbeiter der Ermüdung und dem Stress des Reisens ausgesetzt sind, kann das demotivierend wirken. Effizientes Travel Management vereint Reiserichtlinien des Unternehmens und Bedürfnisse der Geschäftsreisenden.

Richten Sie das Geschäftsreise Management auch nach Ihren Mitarbeitern aus und schaffen Sie Mehrwerte:
Geschäftsreisende, die weder die Zeit noch den Platz finden, um zu arbeiten, sind nicht effizient. Sie müssen sie nicht unbedingt 1. Klasse auf Reisen schicken – für Komfort zu sorgen kann auch bedeuten, bei der Buchung für genügend Platz zum Arbeiten zu sorgen oder einen Zugang zum Lounge-Bereich an Flughäfen zu ermöglichen.

Das Reisen wird immer riskanter (was sowohl die menschliche, als auch die sensible Daten-Komponente betrifft). Deshalb empfiehlt es sich, seine Angestellten für Sicherheitsregeln und Technologien zu sensibilisieren, welche das Reisen zuverlässiger machen. 

Gehen Sie neue Wege und verändern Sie Ihr Geschäftsreise Management zu einem nachhaltigen Management.

Wer einen ökologischen Fußabdruck hinterlassen und gleichzeitig die CO2-Emmissionen verringern möchte, steigt auf alternative Verkehrsmittel um. Speziell bei der hohen Anzahl an Geschäftsreisen der KMUs innerhalb Deutschlands empfiehlt sich die Deutsche Bahn als leistungsfähiger Mobilitätsanbieter mit weit ausgebauter Infrastruktur. Am Bahnhof angekommen müssen Geschäftsreisende weiter zum geplanten Meeting. Warum nicht einen der E-Scooter ausprobieren, die an vielen öffentlichen Stationen zum Verleih bereitstehen? Bringen Sie Ihr Travel Management in eine neue Zeit der Elektromobilität.

Im Aufwind befinden sich Sharing Economy Angebote. Gemeint sind damit Portale, auf denen Ressourcen geteilt oder zeitlich besser ausgelastet werden. Sie möchten sich während Ihrer Geschäftsreise wie zu Hause fühlen? Bei Accor finden Sie garantiert das richtige Hotel für Ihre Bedürfnisse. Sie möchten flexibel bleiben und nicht auf Fahrpläne angewiesen sein? Buchen Sie einen Mietwagen oder probieren Sie Carsharing über SHARE NOW.