El ROI de los viajes de negocios, ¿Cómo optimizarlo?

Importante centro de gastos, los viajes de los colaboradores son sin embargo necesarios, y es esencial saber cómo optimizarlos para beneficio de todos.

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El retorno de inversión de los viajes de negocios es un asunto complejo de evaluar porque implica costes operativos y logísticos, pero también un factor humano. Sin embargo, siempre es posible optimizar este retorno mediante soluciones lógicas.

Establecer un sistema eficaz para los gastos

Entre las reservas hechas por adelantado o en el último momento, los pagos in situ, con tarjeta, con móvil profesional o personal, o incluso por la web, es difícil tener un control global de los gastos que genera un viaje de negocios. Pero existen ofertas que permiten obtener tarifas preferentes para toda la empresa. Con la tarifa propuesta por Accor, tendrá incluso la posibilidad de hacer un seguimiento de estos gastos a través de un informe mensual.

Mejorar la política de viajes

En resumen, lo importante no es reservar más barato, sino reservar mejor: adaptar las reservas a la realidad sobre el terreno (gracias a las observaciones de los empleados enviados), tener los pases y programas adecuados según la frecuencia de los trayectos, optar por las reservas anticipadas, y examinar las CGV para elegir reservas cancelables en el último momento.

Tener en cuenta el “duty of care” (deber de atención)

Dado que los viajes son cada vez más arriesgados (en términos humanos y de datos), conviene concienciar a los empleados de las normas de seguridad, pero también de las tecnologías que ofrecen una mayor fiabilidad en los viajes (saber dónde está el empleado en todo momento, cómo contactarlo, cómo proteger sus datos...). Aunque no hace ganar dinero, tampoco hace perderlo, evita mucho estrés y, por tanto, favorece la eficiencia.

Utilizar la tecnología para ganar tiempo

Es cierto que el contacto directo es a menudo necesario para firmar contratos. Sin embargo, tecnologías como SkypeWeChat, etc. pueden reemplazar fácilmente un viaje que sólo requeriría una presencia fugaz, pero una partida al amanecer y un regreso tardío. Cansado, el participante no dará lo mejor de sí mismo durante la cita. ¿Es realmente necesario?

Costes directos: optar por modos colaborativos

Llamamos costes directos a los gastos contraídos en los lugares del viaje que difícilmente pueden evitarse: gastos de aparcamiento, transporte, comidas, etc. que son difíciles de prever con antelación debido a la región, el período, etc. Sin embargo, siempre es posible fomentar un comportamiento de ahorro y colaboración (Bici, transporte público).

Favorecer el confort del viajero

Efectivamente, un empleado estresado de viaje, que no encuentra tiempo o espacio para acomodarse o trabajar, no será eficaz y no producirá ningún valor. No se trata necesariamente de ofrecerle un hotel de 1ª clase o de 5 estrellas, sino de favorecer su confort reservándole, por ejemplo, un asiento con espacio suficiente para trabajar, acceso a la sala VIP del aeropuerto o a las colas rápidas para no perder tiempo.

Confiar en la retroalimentación de los viajeros

Preguntar a los que se desplazan sigue siendo la forma más concreta de mejorar el ROI: saber lo que funciona, o no, lo que es demasiado caro, inútil... ¡La experiencia es el mejor barómetro !

Publicado por Magali el 28/08/2018 Copyright : © Minh Tang

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