Worauf Sie bei Dienstreisen ins Ausland und den Einreisebestimmungen achten müssen

Dienstreisen ins Ausland: Wir geben praktische Tipps für Geschäftsreisende, die gerne die Vertretung beruflicher Interessen im Ausland übernehmen

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Auch, wenn Sie gerne reisen und Ihre geschäftlichen Interessen gerne im Ausland vertreten, kann Sie eine Dienstreise ins Ausland vor ungeahnte Herausforderungen stellen. Das Reisen innerhalb Europas ist komfortabler als je zuvor. Am Flughafen genügt der Personalausweis und für den Fall, dass Ihr Flug einmal verspätet sein sollte, regelt die EU-Fluggastrechteverordnung die Höhe Ihrer Entschädigung.
Komplizierter gestaltet sich da eine Geschäftsreise ins Ausland, außerhalb der EU. Der Reisepass ist unerlässlich und ein Visum eröffnet nur bedingt Zugang zu verschiedenen Regionen dieser Welt. Eine gute Organisation bereitet Sie bestmöglich auf eine Dienstreise im Ausland vor.

Mit unseren Tipps sind Sie auf der sicheren Seite.

Dienstreise ins EU-Ausland – Die A1-Bescheinigung reist immer mit

Wer im Dienste des Arbeitgebers im EU/EWR-Ausland bzw. in der Schweiz beruflich tätig ist, der sollte immer eine A1-Bescheinigung mit sich führen. Sie gewährleistet, dass der Geschäftsreisende während seiner Dienstreise im Ausland dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt. Eine Entsendebescheinigung muss vom Unternehmen frühestmöglich vor Antritt der Auslands-Geschäftsreise elektronisch beantragt werden. Die Dauer einer Geschäftsreise ins Ausland spielt dabei keine große Rolle. A1-Bescheinigungen sind dringend erforderlich, auch wenn der Geschäftsreisende nur an einer Fortbildung teilnimmt oder für ein kurzes Meeting ins Ausland reist.

Dienstreisen ins Ausland – Länderspezifische Einreisebestimmungen

Im Gegensatz zu den Richtlinien innerhalb der EU können die Einreisebestimmungen in Nicht-EU-Länder stark variieren. Wie die Einreisebestimmungen Ihres Ziellandes aussehen, sollten Sie unbedingt vor Ihrer Dienstreise ins Ausland klären.
Folgende Punkte sollten Sie beachten:
  • Ihr Visum: Das Visum müssen Sie vor Antritt Ihrer Dienstreise ins Ausland bei der zuständigen diplomatischen Auslandsvertretung beantragen, d. h. bei der jeweiligen Botschaft oder dem Generalkonsulat. Planen Sie genügend Zeit dafür ein, da die Beantragung des Visums etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Manche Länder vereinfachen das Verfahren durch Online-Maßnahmen oder eine elektronische Autorisierung, wie ESTA für die Einreise in die USA, eVisitor für Australien oder eTA für Kanada.Ob Sie ein Visum für Ihre Auslands-Dienstreise benötigen, erfragen Sie am besten beim Auswärtigen Amt.
  • Ihr Reisepass: Ein gültiger Reisepass ist notwendig für eine außereuropäische Geschäftsreise ins Ausland – allerdings in vielen Fällen keinesfalls ausreichend. Oft gibt es eine Mindestdauer, die der Reisepass noch gültig sein muss, beispielsweise sechs Monate.
  • Ihr Führerschein: Falls Sie während Ihrer Dienstreise im Ausland Auto fahren möchten, sollten Sie einen internationalen Führerschein beantragen. Im Normalfall reicht für die Beantragung die Vorlage eines biometrischen Bildes bei der zuständigen Führerscheinstelle. Informationen dazu finden Sie in der Regel auf der Website des Bürgerservices Ihrer Stadt. Weitere Auskünfte finden Sie auf den Seiten des Auswärtigen Amtes.
Wer zum ersten Mal eine Dienstreise ins Ausland antritt, für den hält das Travel Management des Bundes nützliche Informationen bereit.

Dienstreisen ins Ausland – So bewahren Sie auch in Notfällen Ruhe

Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht: Auch wenn Geschäftsreisende ins Ausland entsandt werden. Während der Dienstreise im Ausland sind Mitarbeiter über den Arbeitgeber krankenversichert. Aber was, wenn sie abends auf dem Weg ins Restaurant stürzen und sich ein Bein brechen? Fehlender oder nicht ausreichender Versicherungsschutz kann teuer werden. Und steht der Unfall nicht im direkten Zusammenhang zur Auslandstätigkeit, sind die Kosten meist selbst zu tragen.
Klären Sie bitte vor Antritt der Geschäftsreise ins Ausland, ob Ihr Schutz sowohl für den Krankheitsfall wie auch im Falle eines Unfalls ausreichend ist. Die Versorgung im Krankheitsfall und der Rücktransport ins Heimatland sollten jedenfalls gewährleistet sein. Einige Anbieter empfehlen eine Notruf-Hotline, damit Sie im Krankheitsfall telefonische Unterstützung erhalten.

Geschäftsreise ins Ausland – Alles im Blick dank Checkliste

Vertretungen während Ihrer Abwesenheit klären, das Geschäftsmeeting ausarbeiten und die Dienstreise ins Ausland vorbereiten. Wer so beschäftigt ist, der kann schnell mal etwas vergessen. Damit Sie optimal vorbereitet sind für Ihre geschäftliche Reise, empfehlen wir Ihnen eine Checkliste.

  • Überprüfen Sie, ob alle benötigten Reisedokumente und -tickets für Ihre Dienstreise ins Ausland griffbereit sind.

  • Sie waren noch nie im Zielland? Informationen über kulturelle Gepflogenheiten helfen Ihnen im Dialog mit Ihren Geschäftspartnern im Ausland. Beachten Sie auch Einreise- und Zollbestimmungen vor Ort.

  • Vor jeder Geschäftsreise ins Ausland sollten Reisewarnungen des Ziellandes in Erfahrung gebracht und beachtet werden. Auskunft zu Reisewarnungen und Risikogebieten gibt das Auswärtige Amt.

  • Stadtpläne tragen zur Orientierung bei. Ein Wörterbuch vereinfacht Ihnen die sprachliche Verständigung. Reise-Apps erleichtern Ihnen die Dienstreise ins Ausland.

  • Notieren Sie sich wichtige Notfallnummern (Kreditkartensperrung, Deutsche Botschaft, Auslandsreisekrankenversicherung usw.) und Kontaktdaten (Hotel, Geschäftspartner, usw.)

  • Haben Sie alle Unterlagen für Ihre Geschäftsreise im Gepäck oder bereits digitalisiert?

  • Packen einer kleinen Reise-Apotheke für wichtige Notfallmedizin.

  • Vergessen Sie kein unentbehrliches Zubehör. Laptop und Smartphone gehören zum wichtigsten Equipment Ihrer Geschäftsreise, aber auch Ladekabel und Adapter fürs Ausland.

Dienstreise ins Ausland – Aktuelle Neuigkeiten zum Visum

Viele Business Traveller benötigen für die Planung einer Dienstreise ins Ausland lange Vorlaufzeiten für die Beantragung des Visums. Neuigkeiten gibt es aus den USA und Russland.

Die russische Stadt St. Petersburg ermöglicht Ihnen seit Herbst 2019 auch spontane Geschäftsreisen mittels eines Blitz-Visums. Das elektronische Visum (E-Visum) können Sie bis zu 4 Tage vor Reiseantritt beantragen und es ermöglicht Ihnen eine maximale Aufenthaltsdauer von 8 Tagen. Das Besondere: Das Blitz-Visum ist für Sie kostenlos.

Wer ein Visum für die USA beantragt, muss seine Social-Media-Identifikation, also Telefonnummern, E-Mail-Adressen und sogar Social-Media-Kontakte preisgeben. Betroffen werden davon wohl rund 15 Millionen Menschen sein.

Dienstreisen ins Ausland – Brexit

Seit dem 1. Februar 2020 ist Großbritannien nicht mehr Mitglied der Europäischen Union. Bis Ende 2020 ändert sich für Reisende aber so gut wie nichts. Bisherige Einreisebestimmungen bleiben bestehen. Deutsche Geschäftsreisende können mit einem gültigen Personalausweis oder Reisepass in das Vereinigte Königreich ohne Einschränkungen einreisen.
Erkundigen Sie sich bitte vor Ihrer Geschäftsreise ins Ausland, ob Ihre Krankenversicherung weiterhin Schutz in Großbritannien bietet und informieren Sie sich, ob Ihnen teure Roaming-Gebühren erlassen werden.
Herausgegeben von Megali am 21/pr/Tue Copyright : © cameris

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