Como gerir as despesas dos seus funcionários?

Quando um funcionário vai em viagem de negócios, há despesas evidentes e previsíveis para uma empresa: o seu transporte de avião, comboio ou carro, o seu alojamento no hotel. Mas todo um conjunto de pequenas despesas acessórias é realmente suportado. Controlá-las permite economizar tempo e dinheiro.
Para tal, desenvolveram-se ferramentas para as empresas na última década. A tendência é soluções globais de gestão de despesas.

Estas despesas acessórias podem ser os custos de almoços de negócios, de telefone ou de táxi por exemplo. Dependendo da empresa, podem ser módicas ou tornar-se bastante dispendiosas. São cada vez mais importantes à medida que as empresas se internacionalizam.

As PME assim como os grandes grupos adaptam-se à internacionalização das transações. Os seus diretores viajam cada vez mais para encontrar novos potenciais clientes mas também para fidelizar a clientela.
Esta frequência obriga as empresas a racionalizar esses custos. E isto na medida em que os funcionários são obrigados a utilizar cada vez mais serviços pagos suplementares.

Efectivamente, os custos adicionais multiplicaram-se nos últimos anos. Os funcionários utilizam frequentemente hotspots de Wi-Fi pagos, por exemplo. Nos voos, já podem subscrever uma ligação à Internet paga, etc.

Todos estes custos suplementares não podem ser isolados da restante actividade económica de uma empresa. São cada vez mais numerosos e necessitam portanto de um sistema de gestão pertinente e eficaz. Uma empresa não pode geri-los tratando dos mesmos numa tabela de Excel como muitos ainda o fazem. Este tipo de gestão faz perder muito tempo e dinheiro às empresas.

Felizmente, estão disponíveis soluções de gestão dessas despesas. São de fácil utilização e cada vez mais adaptadas às PME.

As ferramentas de gestão dos custos profissionais multiplicaram-se nos últimos anos. São soluções informáticas que permitem centralizar todas as despesas suportadas pelos colaboradores. Algumas propõem mesmo ferramentas previsíveis das despesas. A empresa tem maior noção uma vez que tudo é transferido para este local: «pequenas» e «grandes» despesas.

Para que estas soluções sejam adotadas pelos funcionários e eles não continuem a efetuar reservas pessoais, devem ser confortáveis e facilitar-lhes a vida. Eles também devem receber formação sobre as mesmas. Estas soluções estão disponíveis em aplicação móvel para se adaptarem à mobilidade dos funcionários.

Para as refeições de negócios dos funcionários, Business table propõe centralizar as reservas, as encomendas e a faturação. Para as reservas de hotéis ou de voos, os funcionários já podem utilizar ferramentas de reserva automática online (OBT ou SBT). Amadeus, KDS, Sabre são alguns exemplos.

KDS e a sua ferramenta NEO antecipa os custos das despesas acessórias em função da deslocação prevista. A empresa pode depois comparar os custos suportados pelo funcionário com estas previsões. Graças a estas ferramentas, a empresa pode propor à escolha dos seus funcionários um painel de fornecedores de serviços que se adapte à sua política.

Estas ferramentas de gestão propõem incluir sempre o maior número possível de serviços. Por exemplo, existe a solução Concur Travel & Expense e o seu Expense Pay. Esta propõe efetuar reservas online, modificá-las e tirar recibos. Todos os dados são imediatamente transformados em nota de débito. Os prazos de reembolso dos funcionários são reduzidos automatizando os custos de despesas e de pagamentos do cartão. Eles são informados em cada etapa do processo de reembolso, etc.

Todas estas novas soluções permitem poupar tempo e dinheiro às empresas. Graças às mesmas, as empresas podem retomar o controlo sobre as despesas acessórias e centrar-se na sua política de crescimento internacional.