Il Return On Investment del viaggio d’affari è una questione complessa da quantificare in quanto coinvolge allo stesso tempo dei costi di funzionamento e logistica, oltre ad un fattore umano. Tuttavia, è sempre possibile ottimizzare questo rendimento con delle soluzioni logiche.
Tra le prenotazioni fatte in anticipo o all’ultimo momento, i pagamenti sul posto, per carta, cellulare professionale o personale, oppure sul web, è difficile mantenere una visione globale sulle spese che il viaggio professionale può occasionare. Esistono delle offerte che vi consentono di ottenere delle tariffe preferenziali per tutta l’azienda. Con
quella proposta da Accor, avete perfino la possibilità di seguire queste spese attraverso un rapporto mensile.
In poche parole, l’importante non è prenotare meno caro, ma prenotare meglio: adattare le proprie prenotazioni alla realtà del terreno (grazie ai resoconti dei dipendenti inviati sul posto), possedere i pass e i
programmi giusti in funzione della frequenza dei tragitti, optare per delle prenotazioni anticipate e prendere in esame le CGV per scegliere delle prenotazioni annullabili all’ultimo momento.
Dato che i viaggi diventano sempre più rischiosi (in termini umani e in termini di dati), conviene sensibilizzare i propri dipendenti ad alcune regole relative alla sicurezza, oltre che alle tecnologie che offrano maggiore
affidabilità in occasione degli spostamenti (sapere dove il dipendente si trova in qualsiasi momento, come contattarlo, proteggere i suoi dati...). Pur non facendo risparmiare denaro, ciò non ne fa perdere, evita molto stress e, di conseguenza, favorisce l’efficacia.
Certo, un contatto diretto è spesso necessario per la firma dei contratti. Tuttavia, le tecnologie come
Skype,
WeChat, ecc., possono facilmente sostituire uno spostamento che richiederebbe solo una presenza fugace, ma implicherebbe una partenza all’alba e un ritorno alle ore piccole. Il partecipante, troppo stanco, non darebbe il meglio di sé durante l’appuntamento. È lecito chiedersi se ciò sia necessario.
Costi diretti: scegliere delle modalità collaborative
Si chiamano
costi diretti le spese fatte nei luoghi dove si viaggia e che difficilmente si possono evitare: costi di parcheggio, trasporto, ristorante, ecc., difficili da quantificare in anticipo per via della regione, del periodo… Tuttavia, è sempre possibile favorire un comportamento economo e collaborativo (
NCC, trasporti pubblici).
Infatti, un collaboratore in trasferta stressato, che non trova il tempo o lo spazio per riposarsi o lavorare, non sarà efficace e non produrrà nessun valore. Non si tratta per forza di offrirgli un biglietto di prima classe o un hotel 5 stelle: favorire il confort può tradursi con la prenotazione d’un posto a sedere che gli consenta di lavorare, un accesso alla lounge in aeroporto, o alle file rapide per non perdere tempo.
Interrogare coloro che vanno personalmente sul posto rimane il miglior modo per migliorare il proprio ROI: sapere ciò che funziona o meno, ciò che è troppo caro, inutile... L’esperienza è il miglior barometro.
Pubblicato da
Magali
per
28/08/2018
Crediti fotografici: © Ming Tang