Come gestire le spese dei vostri dipendenti?

Quando un dipendente parte per un viaggio d'affari le aziende hanno delle spese previste e ben definite come ad esempio il viaggio in aereo, treno o auto e la sistemazione in albergo.
Ma in realtà vi sono anche tutta una serie di piccole spese accessorie. Averne il controllo vi consente di risparmiare tempo e denaro. A tal fine, da una decina d’anni si stanno sviluppando degli strumenti per le aziende che faciliteranno la gestione delle spese. 

Le spese accessorie possono essere ad esempio quelle telefoniche, per i pranzi di lavoro o taxi. A seconda delle aziende, queste spese possono restare marginali o diventare molto onerose. Crescono sempre di più man mano che le aziende si internazionalizzano.

Come i grandi gruppi, anche le PMI si stanno adattando all’internazionalizzazione degli scambi commerciali. I loro dirigenti viaggiano sempre più spesso per trovare nuovi clienti, ma anche per fidelizzare la clientela.
Questa frequenza spinge le aziende a ottimizzare i relativi costi. E ciò avviene tanto più che i dipendenti devono utilizzare anche dei servizi aggiuntivi a pagamento.

In questi ultimi anni c'è stato un aumento i costi aggiuntivi. I dipendenti utilizzano spesso reti Wi-Fi a pagamento, ad esempio. In volo possono ormai accedere a una connessione internet a pagamento, ecc.

Tutte queste spese supplementari non possono essere separate dal resto della vita economica di un’azienda. Sono sempre più numerose e necessitano dunque di un sistema di gestione appropriato ed efficace. Un’azienda non può gestirle trattando i relativi dati su un foglio Excel come ancora fanno in molti, è un tipo di gestione che fa perdere molto tempo e denaro alle aziende.
Fortunatamente vi sono delle soluzioni per la gestione di queste spese, facili da utilizzare e sempre più adatte alle PMI

In questi ultimi anni stanno incrementando gli strumenti per la gestione delle spese aziendali. Sono delle soluzioni informatiche che consentono di accorpare tutte le spese sostenute dai collaboratori. Alcune propongono addirittura degli strumenti di previsione delle spese. Per l’azienda c’è maggior chiarezza perché giungono tutte in un unico punto: sia per “piccole” che “grandi” spese.

Affinché queste soluzioni vengano adottate dai dipendenti e quest’ultimi non continuino ad occuparsi delle prenotazioni in maniera autonoma, esse devono essere facili da utilizzare e devono agevolare la vita dei dipendenti, i quali devono ricevere una formazione per il loro utilizzo. Queste soluzioni sono disponibili nelle applicazioni per dispositivi mobili per adattarsi alla mobilità dei dipendenti.

Per i pranzi d'affari dei dipendenti, Business table propone l’accorpamento di prenotazioni, ordini e fatturazione. Per le prenotazioni di hotel o voli, i dipendenti possono ormai utilizzare degli strumenti online per prenotare in maniera autonoma (OBT o SBT). Amadeus, KDS, Sabre sono un esempio.

KDS e il suo strumento NEO fanno una stima dei costi per le spese accessorie in base al viaggio programmato. Successivamente l’azienda può confrontare le spese sostenute dal dipendente con quelle stimate. Grazie a questo strumento, l’azienda può offrire ai suoi dipendenti la possibilità di scegliere tra i fornitori idonei alla propria politica.

Questi strumenti di gestione includono il maggior numero possibile di servizi. Esiste, ad esempio, la soluzione Concur Travel & Expense e il relativo Expense Pay che consente di fare prenotazioni online, modificarle e salvare le ricevute. Tutti i dati vengono immediatamente convertiti in note spese.
I tempi di rimborso dei dipendenti sono ridotti automatizzando i costi per le spese e per i pagamenti con carta. I dipendenti vengono informati in ogni fase del processo di rimborso, ecc.

Tutte queste nuove soluzioni consentono alle aziende di guadagnare tempo e denaro. Grazie ad esse, le aziende possono avere il controllo delle spese accessorie e concentrarsi sulla loro politica di crescita internazionale.