Meeting vs E-mail

La tecnologia mette a disposizione dei nostri concitati ritmi di lavoro strumenti sempre più evoluti ed efficaci per comunicare a distanza, facilmente e senza perdite di tempo. Ma queste comunicazioni virtuali sono davvero in grado di sostituire completamente le riunioni face-to-face? Quando si parla di business, la soluzione più veloce non sempre risulta essere la migliore. Secondo una ricerca riportata dalla Harvard Business Review e pubblicata sul Journal of Experimental Social Psychology una richiesta fatta di persona è risultata ottenere una risposta positiva 34 volte maggiore della stessa richiesta fatta via mail. Come si spiega un risultato tanto sorprendente? 

Come emerge dallo storico studio di Mehrabian e Wiener del 1967 il 93% dell’intera comunicazione è costituita da segnali paraverbali, come tono, ritmo e colore della voce, e non verbali, vale a dire gesti e posture. Considerando che spesso il linguaggio del corpo invia messaggi molto differenti da quelli espressi a parole, parlarsi faccia a faccia resta più importante che mai. Dedicare del tempo per conoscere i propri interlocutori e capire le loro reali motivazioni è fondamentale ed è un obiettivo raggiungibile solo attraverso le interazioni personali. È molto più facile costruire relazioni attraverso incontri faccia a faccia. E le relazioni sono senza dubbio, la chiave per qualsiasi tipo di successo aziendale a lungo termine. 

Come si organizza una riunione efficace? Le regole di un meeting di successo sono poche, semplici ma indispensabili: poche azioni mirate da mettere in atto prima, durante e dopo l’incontro, per massimizzarne l’incisività e fare in modo che nessuno ne esca pensando di aver perso tempo. Prima della riunione faremo in modo che le persone che interverranno siano preparate. Condividiamo non solo la scaletta della riunione con temi e obiettivi, ma anche tutti gli eventuali dati o numeri che saranno affrontati: risparmieremo tempo prezioso e faremo sì che tutti gli interventi siano pertinenti e efficaci. È fondamentale anche fissare le aspettative, comunicando in anticipo la durata approssimativa dell’incontro, per evitare che si prolunghi più del necessario. Anche la scelta dello spazio è importante. Il meeting si comporrà di poche persone ed è bene che si guardino tutte in faccia? Avrà invece un’affluenza maggiore ed è importante che tutti ascoltino uno o pochi relatori? Dobbiamo proiettare un documento di presentazione? Anche se sembra banale occorre verificare che lo spazio sia adeguato al numero di persone coinvolte e al tipo di lavoro che dovranno svolgere. Per fare in modo che la riunione sia breve e orientata all'azione, evitiamo le chiacchiere inutili, calibriamo bene gli interventi e ascoltiamo le risposte e le reazioni di tutto il team. E dopo il meeting? È utile inviare entro 1 o 2 giorni una mail con il recap di quanto detto e deliberato. Se a questo incontro ne seguiranno altri, possiamo utilizzare la mail per anticipare i prossimi appuntamenti.